Pourquoi utiliser la signature électronique en 2021 ?

Pour les entreprises, l’objectif de maintenir leur activité malgré la crise actuelle est devenu la priorité absolue. Cet enjeu repose majoritairement sur deux principes : continuer à garder un rythme d’acquisition de nouveaux clients et parvenir à composer avec le télétravail. Cela implique de prendre en compte la digitalisation des processus concernés. Dès lors, la signature électronique peut être considérée comme l’outil incontournable de cette digitalisation, voulue ou forcée par la volonté d’instaurer les relations à distance. Voici un focus pour faire la lumière sur cet outil qui révolutionne déjà le monde du travail et dont nous n’avons pas fini d’entendre parler.

La signature électronique, quel intérêt stratégique ?

Booster ses performances business

L’intégration de la signature électronique à la stratégie digitale de son entreprise est un réel atout afin de faciliter ses relations business. En effet, les échanges entre collaborateurs ainsi qu’avec les fournisseurs et clients sont simplifiés et accélérés. La signature électronique améliore également les processus de gestion dans le but d’optimiser les performances globales de l’entreprise. Les délais de signature sont raccourcis, ce qui réduit la durée des cycles de vente. L’accès aux documents dématérialisés est également plus simple grâce à leur stockage et à l’archivage. La signature électronique facilite l’envoi et les échanges de documents tout en garantissant leur intégrité.

Le fonctionnement réel de la signature électronique

La signature électronique n’est pas, comme on pourrait le penser, un scan de notre signature manuscrite. En effet, son mode de fonctionnement est légèrement plus complexe. Après avoir reçu un mail contenant un lien vers le document à signer, le ou les signataires doivent en prendre connaissance (c’est-à-dire scroller la page en entier) et donner leur consentement par le biais d’une case à cocher. Par la suite, l’authentification est nécessaire à partir d’un code unique pour prouver l’identité du signataire mais aussi prouver la validité de la signature. Ce choix de procédé est déterminant pour l’avenir des entreprises qui souhaitent maintenir leur chiffre d’affaires sans avoir à craindre de remettre en question les contrats passés avec les parties prenantes de leur écosystème.

Faciliter l’interconnexion entre les différents services

La collaboration entre les différents services d’une entreprise peut s’avérer très complexe et pourtant c’est une des conditions sine qua none de son succès. Une communication fluide inter et intra service est primordiale pour garantir une bonne organisation interne. De nombreux documents sont régulièrement échangés au quotidien, ce qui est généralement chronophage. Le travail à distance généralisé s’additionne aux difficultés déjà rencontrées. C’est ici que la signature électronique intervient et offre une solution adéquate. En effet, elle facilite l’accès aux documents dématérialisés et leur signature depuis le poste de travail. Les équipes signent et renvoient un document en seulement quelques minutes contre quelques dizaines de minutes voire des jours auparavant avec l’utilisation du papier.

Pourquoi un tel engouement autour de cette solution ?

Plusieurs fonctionnalités pour une solution complète

Le marché de la signature électronique est en pleine croissance, notamment grâce à la démocratisation du digital. Son succès s’explique par la possibilité de l’intégrer à d’autres logiciels métiers ou à l’habiller avec des solutions complémentaires. En effet, pour optimiser leur stratégie digitale, les entreprises combinent parfois plusieurs outils digitaux entre eux. La solution complète la plus utilisée lie la signature électronique à un système d’archivage numérique appelé coffre-fort numérique ainsi qu’à un outil de gestion de documents dématérialisés. Cela permet d’archiver et de stocker les documents qui viennent d’être signés dans un espace sécurisé. Enfin, l’utilisation de logiciels de gestion RH s’accompagne bien souvent d’une solution de signature électronique pour entériner des contrats de travail et valider des factures.

Sécurité et traçabilité, les petits plus de la signature électronique

La signature électronique facilite les processus de gestion et de dématérialisation des documents. Elle offre un gain de temps non négligeable car elle apporte une fluidité dans les échanges. La suppression des feuilles volantes apporte une dimension sécuritaire supplémentaire à l’utilisation de logiciels conformes aux normes de sécurité les plus strictes. La signature électronique apporte également la possibilité de tracer les échanges. Le suivi des documents est facilité et peut être réalisé en temps réel car toutes les actions sont consignées et visibles. La signature électronique limite également le risque d’erreurs humaines quant à l’envoi, la livraison et la réception des documents.

Une réorganisation interne stratégique

Il est fréquent que des documents soient égarés lors de différents échanges ou tout simplement lors du stockage. L’utilisation de la signature électronique ainsi que le processus de dématérialisation des documents peuvent alors limiter ce phénomène. Une fonctionnalité de suivi de l’état du document est possible, pour savoir en temps réel à quelle étape se situe la signature, ce qui facilite grandement le circuit interne des documents. De surcroît, l’utilisation traditionnelle de la signature engendre des coûts de déplacements, d’envois postaux, d’empreinte carbone et d’utilisation intensive de papier.

Quel est le niveau de sécurité de la signature électronique ?

La signature électronique a-t-elle une réelle valeur juridique ?

La signature électronique est reconnue par l’Union Européenne ainsi que par tous ses États membres et engage le consentement du ou des signataires de la même manière qu’une signature traditionnelle. Elle porte alors la même valeur juridique que la signature manuscrite mais présente toutefois un avantage supplémentaire par rapport à cette dernière. En effet, sa dimension digitale lui confère la possibilité de certifier le document en le scellant lors de l’apposition de la signature. Ainsi, d’après l’Article 1367 du Code Civil, la signature électronique est une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite et peut donc être utilisée comme preuve devant la justice.

Quelles sont les formes juridiques existantes ?

La signature électronique présente diverses couches sécuritaires associées à une valeur juridique différente définie par l’eIDAS (electronic Identification, Authentication and trust Services), règlement de l’Union Européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. On trouve 3 formes différentes : la signature électronique simple, avancée et qualifiée.

La signature simple comme version la plus utilisée.

Elle représente le premier stade de sécurité et de reconnaissance légale de la signature d’un document. Elle peut être utilisée lors de la signature de contrat d’assurance, de complémentaire santé, lors d’un état des lieux d’un logement ou encore pour un contrat de travail, des devis et factures.

La signature avancée davantage sécurisée

Son utilisation est recommandée lors de transactions financières à montant élevé ou pour la signature de contrats ayant des enjeux juridiques significatifs. Par exemple, elle sera utilisée pour la signature de compromis de vente, pour des crédits, pour l’ouverture de comptes bancaires ou encore pour une assurance-vie.

La signature qualifiée comme forme la plus sécuritaire

La signature qualifiée est la moins utilisée en raison de son côté contraignant. Elle demande en effet de nombreuses identifications et validations. Cette signature est utilisée pour des actes d’avocats, les conventions parentales, les statuts de sociétés mais également pour la signature de contrats prenant effet hors de France mais dans l’Union Européenne comme des opérations bancaires intra-UE.

En fonction du secteur d’application et de l’enjeu, il est donc conseillé de s’orienter vers la signature qui répond le mieux au contraintes et exigences juridiques des parties prenantes.

L’apport de la blockchain dans le processus de digitalisation de la signature

La signature électronique passe par un tiers de confiance pour les services d’horodatage, de stockage des preuves, de l’historique des différentes actions ainsi que de l’identification des signataires. La blockchain offre une alternative agile et moins coûteuse car elle évite le recours à un tiers de confiance grâce à sa nature décentralisée. De plus, son aspect immuable apporte un degré supplémentaire de fiabilité aux diverses parties prenantes en rendant les documents et signatures infalsifiables. Cette technologie met également en place un cryptage des données ainsi qu’une traçabilité des actions en temps réel. Enfin, la cryptographie garantit l’authentification de l’auteur du document ainsi que des différents signataires. Pour ce processus, des clés publiques et privées sont utilisées. La première donnant la possibilité à une autre entité de vérifier l’authenticité de la signature et la deuxième offrant simplement la possibilité de signer un document en prouvant la véracité de son identité.

À l’heure où la digitalisation et la dématérialisation sont en plein essor, la signature électronique participe au développement et à la transformation des entreprises en constituant alors un réel avantage concurrentiel. Si elle n’est pas encore présente dans 100% des entreprises, elle tend à se généraliser dans l’ensemble du secteur B2B. Reconnue au même titre que la signature manuscrite, la signature électronique s’est d’ores et déjà rendue indispensable. Cet outil digital puissant, capable de fluidifier les processus internes, ouvre l’horizon pour de nouvelles opportunités business.

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